Зачем компании регламенты и кто их должен писать?

Многие предприниматели считают регламенты чем-то скучным и бюрократичным. «Зачем эти бумаги, если и так всё работает?» — говорят они. Но реальность такова: пока компания маленькая и все процессы держатся на одном-двух людях, можно «жить на интуиции». Но как только появляются новые сотрудники, филиалы, партнеры — хаос становится врагом бизнеса. И именно регламенты превращают хаос в систему.

Регламент — это не просто «инструкция» или «толстая папка с текстами». Это карта действий для сотрудников. Если объяснить проще: у вас в компании появляется единый язык.

Что это дает:
● Скорость адаптации — новичку не нужно «выпрашивать» у коллег информацию, он сразу понимает, как работает процесс.

●Качество без сюрпризов — клиент получает одинаковый сервис, независимо от того, кто его обслуживает.

●Экономия времени руководителя — меньше «глупых вопросов» и ошибок, которые стоят денег.

●Масштабирование — бизнес можно растиражировать в другой город, и процессы будут работать так же.

Без регламентов компания рискует «сгореть» на рутине: вместо развития владельцы тушат пожары.

Многие собственники чувствуют, что что-то идет не так, но не понимают, в чем проблема. Вот несколько тревожных сигналов:

1. Сотрудники делают одно и то же по-разному. В итоге клиенты получают разный результат.
2. Зависимость от конкретных людей. Один ушел в отпуск — и процесс встал.
3. Ошибки повторяются. Вы уже устали объяснять одно и то же, но ситуация снова повторяется.
4. Долгая адаптация новичков. Новые сотрудники тратят месяцы, чтобы «въехать в работу».
5. Руководитель тонет в операционке. Вместо стратегии — постоянные мелкие вопросы: «А как выставить счет?», «А кому звонить?».

Если хотя бы 2–3 пункта вам знакомы — регламенты нужны «вчера».

Вот здесь чаще всего начинается путаница. Вариантов несколько, и у каждого есть плюсы и минусы:

1. Сами сотрудники.
2. Они знают свою работу лучше всех. Но есть риск, что каждый опишет «как удобно лично ему», а не как правильно для компании.
3. Руководители отделов.
4. Обычно именно они понимают, «как должно быть». Но их текст часто перегружен формальностями.
5. Владелец бизнеса.
6. На старте это бывает так. Но у собственника есть более важные задачи — стратегические.
7. Внешние консультанты.
8. Эксперты помогают взглянуть на процессы свежим взглядом и прописать их так, чтобы было понятно и новичку, и опытному сотруднику. Но регламент всё равно нужно согласовывать с командой — иначе он останется «мертвым документом».

👉 Идеальный вариант: связка внутренних экспертов (сотрудников) и внешних методологов/консультантов или бизнес-трекеров. Тогда получится и практично, и системно.

●Понимает ли новичок задачу без объяснений коллег?

●Одинаковый ли результат у разных сотрудников?

●Внесены ли изменения за последние 6 месяцев?

● Есть ли наглядные схемы и примеры?

● Пользуются ли документом в ежедневной работе, а не только «для галочки»?

Если хотя бы на два вопроса ответ «нет» — стоит заняться пересмотром.

Регламенты — это не про бюрократию, а про порядок, предсказуемость и развитие бизнеса. С ними компания перестаёт зависеть от «героизма отдельных сотрудников» и превращается в систему, которую можно масштабировать.

И да, многие предприниматели не понимают до конца, где именно у них слабое место: в регламентах, в адаптации сотрудников или в настройке процессов. Если вам знакомо чувство, что «что-то работает не так, как должно» — это повод разобраться.

Мы регулярно делимся практическими материалами в наших соцсетях Подписывайтесь, чтобы получать ещё больше полезных инструментов.

●Telegram
●ВКонтакте
●YouTube
●RuTube
●TenChat
●VC ru
● Яндекс.Музыка (подкасты)