Топ-10 ошибок при описании процессов: как избежать?

Каждый руководитель хотя бы раз сталкивался с задачей: «Нужно описать процессы, чтобы бизнес работал системно». Но на практике часто выходит так: документы есть, а результата нет.

Мы часто видим похожую картину: регламенты пишутся «для галочки», сотрудники ими не пользуются, а руководитель недоумевает — почему хаос в компании не исчезает? Ответ прост: процесс можно описать формально, а можно — так, чтобы это стало рабочим инструментом.

Давайте разберём 10 самых частых ошибок при описании процессов и посмотрим, как их избежать.

Это одна из самых болезненных ошибок.
Часто видим документы, где написано: «Менеджер принимает заявку и передает на исполнение». Вроде всё правильно, но что делать новому сотруднику, который только пришёл?

❌ Он не понимает: где заявку искать? в почте, CRM или мессенджере?
❌ Сколько у него времени на обработку?
❌ Как именно передать в работу?
Такой процесс — пустая формальность.

✅ Решение: писать так, чтобы даже новичок без опыта смог повторить действия. Чем меньше двусмысленности, тем лучше.

Другая крайность: расписать процесс в стиле «в 9:01 открыть почту, в 9:02 проверить письмо, в 9:03 поставить галочку».

В итоге получается толстенный документ, который никто не читает. Люди начинают игнорировать регламенты, потому что они «для роботов».

✅ Решение: искать баланс. Должна быть структура уровня «основной процесс + инструкции по блокам». То есть, в основном регламенте — только ключевые шаги. А если нужно расписать нюансы, делается отдельная инструкция.

Очень частая ошибка: «Подготовить договор» — и всё. А кто именно? Менеджер, юрист, бухгалтер?

В итоге договор делают все по очереди, или никто не делает вовсе.

✅ Решение: у каждого шага есть исполнитель. Это может быть роль («менеджер по продажам») или конкретная должность. Тогда не будет серых зон.

Бывает так: бизнес решает «пора всё описать», заказывает разработку регламентов, получает красивую папку… и кладёт её в шкаф.

Мы видели десятки компаний, где сотрудники даже не знают, что у них есть инструкции. Они существуют только ради проверки или инвестора.

✅ Решение: каждый документ должен быть рабочим. Проверьте: пользуется ли им реально команда? Если нет — значит процесс написан впустую.

Часто компании описывают процесс не так, как он есть, а так, как «по идее должно быть». Получается «идеальная картинка», которая никак не связана с реальностью.

Проблема в том, что люди продолжают работать по-своему, а руководитель думает, что всё работает идеально.

✅ Решение: сначала фиксируем процессы как есть (as is), а уже потом проектируем «как должно быть» (to be). Только так можно реально увидеть узкие места.

Огромная ошибка — описывать процессы только текстом.

Помним случай: компания прислала мне документ на 80 страниц с описанием процессов. Честно — даже мы, как консультанты, с трудом дошли до середины.
А теперь представьте сотрудника, который должен это читать в первый день работы. Шансов освоить ноль.

✅ Решение: добавляйте схемы (BPMN, блок-схемы, таблицы, чек-листы). Визуализация сокращает текст в 3–5 раз и делает процесс понятным.

«Должностное лицо обязуется осуществить мероприятия по мониторингу отклонений» — так обычно выглядит «официальный» регламент.

Но давайте честно: кто будет это читать? Людям нужен простой, живой язык.

✅ Решение: пишите так, как говорите. Процесс — это рабочая инструкция, а не кандидатская диссертация.

Еще одна типичная ошибка: процесс описан, но непонятно, как оценить его эффективность.

Например: «Менеджер обрабатывает заявку». А за сколько минут? Сколько ошибок допустимо? Какой результат считается успешным?

✅ Решение: у каждого ключевого процесса должен быть KPI. Это может быть время, стоимость, качество выполнения.

Процесс написали один раз — и забыли. Через год он уже не отражает реальности. Система поменялась, сотрудники работают по-другому, но документы всё ещё живут своей жизнью.

✅ Решение: внедрите практику ревизии процессов раз в 6–12 месяцев. Это недолго, но позволяет держать регламенты в актуальном состоянии.

Иногда сотрудники воспринимают процессы как «бумажную обязаловку». Они считают, что это мешает, а не помогает.

✅ Решение: объясняйте, зачем нужны процессы. Проводите мини-обучения. Внедряйте процессы так, чтобы они упрощали жизнь людям, а не усложняли её.

Попробуйте прямо сейчас задать себе несколько вопросов:

●Мог бы новый сотрудник, не имея опыта, по моему регламенту выполнить задачу?
● Понимают ли сотрудники, где заканчивается зона их ответственности и начинается чужая?
● Использую ли я визуализацию или только текст?
●Когда в последний раз мы обновляли процессы?
●Есть ли у процессов KPI?

Если хотя бы на два вопроса ответ «нет» — значит, в описании процессов есть слабые места.

Зачем всё это бизнесу?

Хорошо описанные процессы:

● убирают хаос;
●ускоряют ввод новичков;
●экономят время руководителя;
● делают бизнес управляемым и масштабируемым.

И самое важное: именно в процессах чаще всего скрыты точки роста прибыли. Иногда руководитель думает, что у него проблема в маркетинге, а на деле «течет» именно процесс.

👉 Если вы чувствуете, что в бизнесе есть хаос, но не понимаете, где именно, — это нормальная ситуация. Так бывает у большинства компаний. Мы в «Бизнес-Ателье» проводим бесплатные консультации: разбираем процессы,
показываем узкие места и даем рекомендации, что менять в первую очередь. Записаться можно здесь

📌 Подписывайтесь на наши соцсети. Там вы найдёте практичные советы без лишней теории.
●Telegram
●ВКонтакте
●YouTube
●RuTube
●TenChat
●VC ru
● Яндекс.Музыка (подкасты)